Fiche métier Secrétaire : que fait un secrétaire ?
Le secrétaire est le premier point de contact d'une organisation et la garantie de son bon fonctionnement administratif au quotidien. Il prend en charge l'accueil, la gestion du courrier, la tenue des agendas et la circulation de l'information entre les services et les interlocuteurs externes. C'est un métier relationnel et organisationnel, qui demande réactivité et sens du service. Découvrez ci-dessous les missions, le quotidien et les compétences de ce poste clé.
Les missions d'un secrétaire
Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
Traiter, rédiger et diffuser le courrier et les courriels
Tenir et mettre à jour les agendas et planifier les rendez-vous
Saisir, mettre en forme et classer les documents
Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus
Assurer le suivi administratif courant et l'archivage des dossiers
Le quotidien d'un secrétaire
Le secrétaire exerce principalement au bureau, souvent à l'accueil ou à proximité de la direction et des équipes. Sa journée commence fréquemment par le tri du courrier et des messages, puis se poursuit par la gestion des appels, l'orientation des visiteurs et la mise à jour des agendas. Il planifie les rendez-vous, prépare les réunions et en assure le suivi, tout en produisant et classant de nombreux documents. Interface entre l'intérieur et l'extérieur de la structure, il dialogue en continu avec les collaborateurs, les clients et les partenaires, et veille à ce que l'information circule sans perte ni retard.
Les compétences du secrétaire
Compétences techniques
- Bureautique avancée (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Gestion et rédaction du courrier professionnel
- Prise de notes rapide et rédaction de comptes rendus
- Classement, archivage et gestion documentaire
- Gestion administrative et suivi des dossiers
- Notions de comptabilité de base
Compétences humaines
- Sens de l'accueil et aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion et confidentialité
- Réactivité et gestion des priorités
- Polyvalence
- Bonne expression écrite et orale
Les outils du secrétaire
Profil et salaire
Le métier est accessible dès le niveau bac (bac pro Gestion-Administration) et jusqu'au bac+2 (BTS Support à l'action managériale). La rémunération d'un secrétaire se situe le plus souvent entre 1 800 et 2 300 € bruts par mois selon l'expérience et la région. Pour une estimation précise, consultez la page salaire du secrétaire.
Questions fréquentes — secrétaire
Que fait un secrétaire au quotidien ?
Il assure l'accueil physique et téléphonique, gère le courrier et les courriels, tient les agendas, planifie les rendez-vous, prépare les réunions et classe les documents. Son quotidien est rythmé par les échanges avec de nombreux interlocuteurs et le suivi administratif courant.
Quelle est la différence entre un secrétaire et un assistant de direction ?
Le secrétaire assure le secrétariat général d'un service (accueil, courrier, agenda, frappe), tandis que l'assistant de direction est rattaché à un dirigeant et prend en charge des missions plus stratégiques : gestion de dossiers confidentiels, organisation des déplacements, préparation de décisions et coordination au plus haut niveau.
Quelles qualités faut-il pour être secrétaire ?
L'organisation, la rigueur, la discrétion et un vrai sens du relationnel sont essentiels. Une bonne expression écrite, la réactivité et la maîtrise des outils bureautiques complètent le profil recherché.
Aller plus loin sur le métier de secrétaire
Sources : ROME M1607 — Secrétariat (France Travail) · Fiches métiers France Travail.