Fiche métier Secrétaire : que fait un secrétaire ?
Le secrétaire est le premier point de contact d'une organisation et la garantie de son bon fonctionnement administratif au quotidien. Il prend en charge l'accueil, la gestion du courrier, la tenue des agendas et la circulation de l'information entre les services et les interlocuteurs externes. C'est un métier relationnel et organisationnel, qui demande réactivité et sens du service. Découvrez ci-dessous les missions, le quotidien et les compétences de ce poste clé.
Mise à jour le
Les missions au quotidien
Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
Traiter, rédiger et diffuser le courrier et les courriels
Tenir et mettre à jour les agendas et planifier les rendez-vous
Saisir, mettre en forme et classer les documents
Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus
Assurer le suivi administratif courant et l'archivage des dossiers
À quoi ressemble une semaine type
Le secrétaire exerce principalement au bureau, souvent à l'accueil ou à proximité de la direction et des équipes. Sa journée commence fréquemment par le tri du courrier et des messages, puis se poursuit par la gestion des appels, l'orientation des visiteurs et la mise à jour des agendas. Il planifie les rendez-vous, prépare les réunions et en assure le suivi, tout en produisant et classant de nombreux documents. Interface entre l'intérieur et l'extérieur de la structure, il dialogue en continu avec les collaborateurs, les clients et les partenaires, et veille à ce que l'information circule sans perte ni retard.
Les compétences attendues
Compétences techniques
- Bureautique avancée (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Gestion et rédaction du courrier professionnel
- Prise de notes rapide et rédaction de comptes rendus
- Classement, archivage et gestion documentaire
- Gestion administrative et suivi des dossiers
- Notions de comptabilité de base
Compétences humaines
- Sens de l'accueil et aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion et confidentialité
- Réactivité et gestion des priorités
- Polyvalence
- Bonne expression écrite et orale
Les outils du poste
Études, diplômes et formations
La secrétaire, ou le secrétaire, organise et facilite le travail d'un service ou d'un responsable : gestion des agendas, traitement du courrier, accueil, prise de rendez-vous et suivi des dossiers. Ce métier polyvalent existe dans tous les secteurs. Il est accessible à plusieurs niveaux, du CAP au bac +2, et se prête particulièrement bien à la reconversion. Voici les formations qui y conduisent réellement.
CAP dans le domaine tertiaire, première marche vers les métiers du secrétariat pour les postes d'exécution
Bac pro AGOrA (assistance à la gestion des organisations et de leurs activités), qui forme aux tâches administratives et de secrétariat
Bac STMG (sciences et technologies du management et de la gestion), voie technologique vers la gestion et l'administration
BTS GPME (gestion de la PME) ou BTS SAM (support à l'action managériale) pour les fonctions de secrétariat qualifié
Titre professionnel Secrétaire assistant (RNCP niveau 4), délivré par le ministère du Travail, voie de référence en reconversion
Les voies d'accès au métier
Formation initiale, du CAP au BTS en lycée ou en établissement spécialisé
Alternance, en apprentissage ou en contrat de professionnalisation
Formation continue et reconversion via le Titre professionnel Secrétaire assistant, éligible au CPF
Validation des acquis de l'expérience (VAE) pour faire reconnaître un parcours déjà exercé
Alternance, reconversion et profils sans diplôme
L'alternance
Le secrétariat se prête bien à l'alternance, notamment via le Bac pro AGOrA et les BTS GPME et SAM. Alterner cours et poste en entreprise permet de se familiariser avec les logiciels et les procédures réelles, et d'entrer sur le marché avec une expérience concrète.
Est-ce accessible sans diplôme ?
Le secrétariat est l'un des métiers administratifs les plus ouverts à la reconversion sans diplôme initial. Le Titre professionnel Secrétaire assistant s'obtient sans condition de diplôme, souvent à distance et en quelques mois. Sans qualification, on débute généralement sur des postes d'agent ou d'employé de bureau, avant de se professionnaliser par la formation continue ou la VAE.
Les compétences acquises en formation
Les évolutions de carrière
La secrétaire assure le traitement administratif des dossiers, l'accueil, la gestion du courrier et la transmission des informations pour le compte d'un ou plusieurs services. Présent dans toutes les organisations, ce métier polyvalent reste l'un des plus demandés du marché, avec plusieurs dizaines de milliers d'offres par an. Il constitue une excellente porte d'entrée vers des fonctions support à responsabilités. Voici les évolutions, débouchés et perspectives de cette carrière.
Une progression type, du poste confirmé aux fonctions de direction.
- 1
Secrétaire : traitement administratif des dossiers, accueil, frappe et mise en forme de documents, gestion du courrier et de l'agenda.
- 2
Secrétaire confirmée ou spécialisée : prise en charge complète de dossiers, coordination avec plusieurs services, parfois coordination d'une petite équipe.
- 3
Assistant de direction : accompagnement d'un cadre dirigeant, organisation de réunions et de déplacements, suivi de dossiers stratégiques.
- 4
Office manager : pilotage transverse du bureau (services généraux, achats, RH de proximité, coordination interne).
- 5
Responsable administratif : encadrement d'une équipe et pilotage de l'organisation administrative.
Les débouchés
Le secrétariat est une fonction support transverse que l'on retrouve dans tous les secteurs, aussi bien dans le privé que dans le public : entreprises, collectivités, cabinets, établissements de santé, associations. Cette présence universelle assure un marché stable et réparti sur tout le territoire, avec un volume d'offres qui se compte en dizaines de milliers chaque année selon France Travail. La polyvalence acquise facilite par ailleurs les passerelles vers d'autres fonctions administratives.
Les perspectives du métier
Le métier évolue sous l'effet de l'automatisation des tâches répétitives : la saisie, la mise en forme de documents standardisés et le classement numérique sont de plus en plus pris en charge par des outils bureautiques et de gestion électronique des documents. Cette transformation ne supprime pas la fonction mais la déplace vers l'organisation, l'accueil, la relation et la coordination, qui restent des compétences humaines difficilement automatisables. Maîtriser les outils numériques collaboratifs et savoir tenir un rôle d'interface deviennent les leviers de valeur du métier.
Les passerelles et mobilités
Assistant ressources humaines : administration du personnel et suivi des dossiers salariés.
Assistant comptable : facturation, devis, notes de frais et saisie de premier niveau.
Gestionnaire administratif : suivi de dossiers réglementés et de procédures.
Coordinateur administratif ou chef de projet junior sur des dossiers transverses.
La progression salariale
La rémunération augmente avec l'expérience, la spécialisation (juridique, bilingue) et le passage vers l'assistanat de direction ou l'office management, qui marquent les hausses les plus significatives. Pour les fourchettes détaillées par région et par niveau, reportez-vous à notre page consacrée au salaire de secrétaire.
Profil et rémunération
Le métier est accessible dès le niveau bac (bac pro Gestion-Administration) et jusqu'au bac+2 (BTS Support à l'action managériale). La rémunération d'un secrétaire se situe le plus souvent entre 1 800 et 2 300 € bruts par mois selon l'expérience et la région. Pour une estimation précise, consultez la page salaire du secrétaire.
Questions fréquentes sur le métier de secrétaire
Que fait un secrétaire au quotidien ?
Il assure l'accueil physique et téléphonique, gère le courrier et les courriels, tient les agendas, planifie les rendez-vous, prépare les réunions et classe les documents. Son quotidien est rythmé par les échanges avec de nombreux interlocuteurs et le suivi administratif courant.
Quelle est la différence entre un secrétaire et un assistant de direction ?
Le secrétaire assure le secrétariat général d'un service (accueil, courrier, agenda, frappe), tandis que l'assistant de direction est rattaché à un dirigeant et prend en charge des missions plus stratégiques : gestion de dossiers confidentiels, organisation des déplacements, préparation de décisions et coordination au plus haut niveau.
Quelles qualités faut-il pour être secrétaire ?
L'organisation, la rigueur, la discrétion et un vrai sens du relationnel sont essentiels. Une bonne expression écrite, la réactivité et la maîtrise des outils bureautiques complètent le profil recherché.
Quelles études pour devenir secrétaire ?
Un CAP tertiaire ou un Bac pro AGOrA ouvre les premiers postes. Un BTS GPME ou SAM donne accès aux fonctions qualifiées. En reconversion, le Titre professionnel Secrétaire assistant (niveau 4) est le parcours le plus adapté.
Peut-on devenir secrétaire sans le bac ?
Oui. Un CAP du domaine tertiaire permet d'accéder à des postes d'entrée, et le Titre professionnel Secrétaire assistant se prépare sans prérequis de diplôme, y compris à distance et en reconversion.
Combien de temps dure la formation de secrétaire ?
Cela dépend de la voie choisie : trois ans pour un Bac pro, deux ans pour un BTS, mais seulement quelques mois pour le Titre professionnel Secrétaire assistant en formation continue.
Quel diplôme pour devenir secrétaire ?
Le métier est accessible du niveau Bac (Bac professionnel, technologique STMG) au Bac+2 (BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'action managériale). Le Titre professionnel Secrétaire assistant, éligible au CPF, est une voie de reconversion courante. La maîtrise des outils bureautiques est systématiquement exigée.
Quelle différence entre secrétaire et assistant de direction ?
La secrétaire assure le traitement administratif courant d'un ou plusieurs services, tandis que l'assistant de direction accompagne un dirigeant sur des dossiers stratégiques, avec un niveau d'autonomie, de confidentialité et de responsabilité plus élevé. L'assistanat de direction est l'évolution la plus naturelle du secrétariat.
Le métier de secrétaire a-t-il un avenir ?
Oui. L'automatisation prend en charge les tâches répétitives, mais recentre le métier sur l'accueil, la coordination et la relation, qui restent essentiels dans toutes les organisations. Le marché demeure l'un des plus actifs de France, avec des dizaines de milliers d'offres chaque année.
Tout savoir sur le métier de secrétaire
Sources : ROME M1607 — Secrétariat (France Travail) · Fiches métiers France Travail · ONISEP — Fiche métier Secrétaire et Bac pro AGOrA · France Travail — Fiche métier ROME M1607 Secrétariat · RNCP 36804 — Titre professionnel Secrétaire assistant (ministère du Travail) · France Travail — Fiche métier MétierScope « Secrétaire » et « Assistant administratif / Assistante administrative » (M1607), données 4e trimestre 2024 · APEC — Fiche métier « Assistant de direction » (évolutions de carrière) · DARES / France Travail — Enquête Besoins en main-d'œuvre (BMO) 2026.
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